営業の電話やメールへの対応が担当者任せになっていると、対応にばらつきが出たり、本来の業務の時間が削られたりします。社内で受け方の方針を決めておくと、負担を減らしながら必要な情報を取りこぼさずに済みます。
受付の方針を決める
電話を受けた人がどこまで対応するのか、誰に取り次ぐのかを決めておきましょう。「用件と連絡先を伺い、担当部署から必要に応じて折り返す」など、簡単なルールがあるだけで受付の負担は軽くなります。
窓口をまとめる
営業の連絡を受ける窓口を一つにまとめておくと、同じ会社から複数の部署に連絡が来て混乱することを防げます。問い合わせフォームや専用のメールアドレスを用意する方法もあります。
話を聞くかどうかの基準を持つ
自社の課題に関係する分野の提案は話を聞く、すでに取引先が決まっている分野は断る、など、話を聞く基準を決めておくと、判断に迷う時間が減ります。
断る言い方をそろえる
断るときの言い方を社内でそろえておくと、担当者が困らずに済みます。相手に失礼のない言い方を決めておくことは、会社の印象を守ることにもつながります。
まとめ
営業の連絡への対応は、方針があるだけで負担が大きく変わります。受付、窓口、判断の基準、断り方の4つを決めておくことで、必要な情報だけを効率よく受け取れるようになります。
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